व्यावसायिक संगठन में कम्प्यूटर की भूमिका|Computer in business organization

 व्यावसायिक संगठन में कम्प्यूटर की भूमिका

(Role of computer in business organization)

 

व्यावसायिक संगठन में कम्प्यूटर की भूमिका

• कंप्यूटर कलम के युग, कागज और फोल्डर (file) को डिब्बों के धूल भरे भंडारण में संग्रहीत करने से संगठनों को बहुत आगे ले आया है। ग्राहकों के साथ संवाद स्थापित करने के लिए रिपोर्ट बनाने से लेकर संगठनों में कंप्यूटर के विभिन्न उपयोग हैं। संगठनों के लिए कंप्यूटर की भूमिका उन्हें चलाने में प्रमुख पहलुओं का समर्थन करना है, जैसे संचार, रिकॉर्ड रखना, निर्णय लेना, डेटा विश्लेषण और बहुत कुछ। आधुनिक कार्यस्थल के हर पहलू को कंप्यूटर की मदद से बेहतर बनाया जाता है। कंप्यूटर का उपयोग कंपनी के संचालन के हर पहलू में किया जाता है, जिसमें उत्पाद निर्माण, विपणन, लेखांकन और प्रशासन शामिल हैं। आधुनिक कार्यस्थल का हर पहलू कंप्यूटर के उपयोग से बेहतर बनता है। कंप्यूटर ने लचीले कामकाजी शेडयूल और रिमोट वर्क फोर्स जैसी अवधारणाओं को संभव बनाया है, जिससे कर्मचारी जहां चाहें और जैसा भी चाहें काम कर सकते हैं। 

व्यावसायिक संगठनों में कंप्यूटर के कुछ अनुप्रयोगों के बारे में नीचे बताया गया है:

 

1) संचारः 

• विभिन्न वर्ग एवं सम्बन्धित व्यक्तियों के बीच सूचना और संचार के सुचारू प्रवाह को बनाए रखने के लिए कंप्यूटर व्यापारिक संगठनों में बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। व्यवसाय संचार के विभिन्न तरीकों जैसे ईमेल, लाइव चैट टूल, वीडियो या फोन कॉन्फ्रेंसिंग, सोशल नेटवर्किंग, वेब कॉन्फ्रेंसिंग आदि का उपयोग किया जा सकता है। यह समय की बचत करता है और संगठन के कामकाज में भी सुधार लाता है। इस तरह के अग्रिम उपकरणों के साथ अपने ग्राहकों को समय पर और कुशल तरीके से ग्राहक सहायता की पेशकश करना भी आसान हो जाता है।

 

2) विपणनः 

• संगठन व्यापक रूप से विपणन के लिए कंप्यूटर का उपयोग कर सकते हैं क्योंकि अब अधिकांश विपणन सोशल मीडिया ब्लॉगिंग वेबसाइट विकास, विज्ञापन, ई समाचार पत्र आदि के माध्यम से ऑनलाइन किया जाता है। आई.टी. डेवलपर्स पेशेवर रूप से विभिन्न आकर्षक ग्राफिक्स का उपयोग करके वेबसाइट बना सकते हैं। मीडिया के विभिन्न रूपों के साथ सामग्री, जैसे कि पाठ, चित्र और वीडियो दर्शकों के लिए अधिक आकर्षक बनाये का सकते हैं। खोज इंजन अनुकूलन (Search Engine Optimization) का उपयोग करने पर वेबसाइट गूगल के खोज परिणामों में प्रमुखता से दिखाई देगी, तब ट्रैफिक को आकर्षित करती है, जो अंततः, उन आगंतुकों को वेबसाइट पर उन उत्पादों को बेचने के लिए उपभोक्ता यातायात सक्षम बनाता है।

 

(3) लेखांकनः 

• कंप्यूटर बड़े एवं छोटे स्तर पर वित्तीय पदों को केवल कुछ क्लिकों से प्राप्त करने के लिए व वित्तीय डेटा को छाँटने में संगठनों की मदद कर सकता है। कंप्यूटर विभिन्न प्रकार के कार्यों को करने के लिए भी उपयोगी होते हैं जैसे कि ग्राहकों का चालान करना देनदारों और लेनदारों के बारे में सूचना (डेटा) बनाए रखना पेरोल की गणना करना, टैक्स की गणना करना और टैक्स दाखिल करना आदि। कंप्यूटर के साथ एकाउंटेंट व्यवसाय वित्तीय स्थिति पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

 

(4) भण्डारण 

• व्यवसाय में कंप्यूटर पर भारी सूचना भण्डारण (Data Store) कर सकते हैं। उन्हें अब सूचना संग्रहीत करने के लिए विशाल अलमारियाँ की आवश्यकता नहीं है। कंप्यूटर और सर्वर के साथ संगठन अरबों फाइलों को संग्रहीत और छाँटने में सक्षम हैं और किसी भी समय उन्हें प्राप्त करने में सक्षम बनाते हैं। भौतिक भंडारण के साथ तुलना में डिजिटल भंडारण बहुत बड़ा और अधिक कुशल और सुरक्षित है, क्योंकि एक अच्छी तरह से संरक्षित डेटाबेस से फाइलों को खोना या चोरी करना बहुत कठिन है जो कंप्यूटर के मुख्य गुणों में से एक है।

 

5) शैक्षिक उद्देश्य: 

• कंप्यूटर पर इंटरनेट के उपयोग द्वारा दुनिया की जानकारी के अंतिम छोर तक पहुँचा सकता है, जिसका उपयोग कुशलतापूर्वक अपने कर्मचारियों को शिक्षित करने के लिए किया जा सकता है, जैसे कि कंपनी की नीतियों, सॉफ्टवेयर उपयोग के साथ-साथ मानक प्रक्रिया और सुरक्षा शिक्षकों को काम पर रखने के बजाय ऑनलाइन पढ़ाया जा सकता है। लाइव वेबिनार, सम्मेलन और प्रश्नोत्तर सत्र भी आयोजित किए जा सकते हैं। कर्मचारी विभिन्न मीडिया, जैसे वीडियो, पाठ (text) आदि के माध्यम से सीख सकते हैं, जो उन्हें विषय वस्तु को बेहतर ढंग से समझने में सक्षम बनाता है।

 

6) अनुसंधान: 

• कंप्यूटर व्यवसायिकता को कई प्रकार के कार्य करने में सक्षम बनाते हैं, जिसमें बजाए प्रतियोगिता के बारे में अनुसंधान, साथ ही साथ अपने ग्राहकों के पसंद और वरीयताओं के बारे में सूचना शामिल है। आधुनिक डेटा-माइनिंग 10 तकनीकों के साथ एक व्यवसाय अपने ग्राहकों के बारे में व्यावहारिक जानकारी प्राप्त कर सकता है और सभी प्रकार के स्थानों से प्रतिस्पर्धा कर सकता है, जिसमें बाजार (Forum) खोज इंजन, उद्योग-विशिष्ट वेबसाइट और यहां तक कि सामाजिक नेटवर्क भी शामिल हैं। ऑनलाइन सर्वेक्षण करके जनता की राय के बारे में जाना जा सकता है या किसी नए उत्पाद को लॉन्च करने के दौरान सार्वजनिक प्रतिक्रिया भी OPL और विभिन्न साइटों पर ग्राहकों की समीक्षा करके सार्वजनिक प्रतिक्रिया भी जान सकते हैं।

 

समाज के लिए कंप्यूटर

 

• कंप्यूटर हमारे दैनिक जीवन में एक अभिन्न भूमिका निभाते हैं। कंप्यूटर की मदद से थकाऊ कार्यों को स्वचलित रूप से एवं अधिक कुशलता से किया जा सकता है, जिससे कई घंटों की बचत होती है, जो मानवीय रूप से काम करने पर खर्च होती थी। हम कंप्यूटर के साथ आधुनिक समाज में प्रवेश कर रहे हैं। जिसका तीव्रता से जीवन के विभिन्न क्षेत्रों में उपयोग किया जा रहा हैं, कंप्यूटर का हवाई अड्डों, रेस्टोरेन्ट (Hotel), रेलवे स्टेशन, बैंक, चिकित्सा, कृषि, टिकट बुकिंग, बिलों का भुगतान, बीमा और खरीदारी आदि में तीव्रता से प्रयोग हो रहा है। 

विभिन्न क्षेत्रों में कंप्यूटर के कुछ अनुप्रयोगों के बारे में नीचे बताया गया है-

 

• कृषि में, कंप्यूटर प्रयोग ने दुनिया भर में कृषि कार्यों एवं कृषि व्यवसायों के तरीके को काफी बदल दिया है। वे मिट्टी, पौधों के सर्वोत्तम संभावित प्रकारों का पता लगाने में मदद करते हैं और जाँच करते हैं कि इनमें से कौन सी मिट्टी का मिलान सही फसलों का परिणाम देगा।

 

• स्वास्थ्य क्षेत्रों में कंप्यूटर प्रवेश ने चिकित्सा क्रांति लाने में बहुत मदद की हैं। वे व्यापक रूप से रक्त समूहों, चिकित्सा इतिहास आदि के बारे में अनुसंधान के लिए उपयोग किए जा रहे हैं जो एक तरह से बेहतर निदान आदर्श (pattern) की ओर देखा जाता है व स्वास्थ्य देखभाल को तेज और अधिक कुशल बनाता है। इस क्षेत्र में कंप्यूटर जो ज्ञान प्रदान कर रहा है, इसकी मदद से औषधीय दवाओं का बेहतर उपयोग और खरीद किया जा सकता है तथा बेहतर स्वास्थ्य  सुनिश्चित किया जा सकता है।

 

• कंप्यूटर यातायात के आदर्श (Pattern) को देख कर और भविष्यवाणी करने में भी उपयोगी हैं, जो सभी के लिए एक शानदार अवसर बन सकता है तथा बाधाओं व यातायात में घंटों तक फंसने की परेशानी से बचाने में लोगों की मदद करता है।

 

• कंप्यूटर का उपयोग दुनिया भर में प्रशासन को बेहतर बनाने के लिए किया जा रहा है। प्रशासन विभागों को दैनिक सटीक जानकारी प्रदान करके कंप्यूटर दुनिया भर में निर्णय लेने के तरीके को बदल रहे हैं। उपरोक्त सभी बातों को ध्यान में रखते हुए हमें यह स्वीकार करना चाहिए कि यदि कंप्यूटर का सही तरीके से उपयोग किया जाए तो कंप्यूटर मानव जाति के लिए विज्ञान का एक उपहार है।

 

व्यवसाय, व्यापार और वाणिज्य में कंप्यूटर की भूमिका

 

कंप्यूटर और अन्य तकनीकी उपकरणों ने निश्चित रूप से व्यवसाय, व्यापार और वाणिज्य में विभिन्न कार्यों और संचालन के तरीके को बदल दिया है। कंप्यूटर हर प्रकार के व्यवसाय में अपना महत्व रखता है, लगभग हर प्रकार का व्यवसाय अब अपनी पारंपरिक प्रक्रियाओं को स्वचलित करने के लिए कंप्यूटरों पर निर्भर हो गया है। कंप्यूटर व्यापक रूप से व्यवसायों द्वारा अपने दैनिक कार्यों के एक भाग के रूप में उपयोग किया जा रहा है। कंप्यूटर का व्यवसाय के संचालन पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ा है जिससे इसके द्वारा दक्षता और फायदे प्राप्त करने में मदद मिलती है। उद्यम के आमाप के बावजूद, प्रौद्योगिकी में व्यापारिक लेनदेन के संचालन के लिए खर्च की गई। लागत और समय की बचत के मामले में शामिल सभी पक्षों के लिए दोनों मूर्त और अमूर्त फायदे हैं। व्यवसाय, व्यापार और वाणिज्य में कंप्यूटर अनुसंधान, उत्पादन, वितरण, विपणन, बैंकिंग टीम प्रबंधन, व्यवसाय स्वचालन, डेटा भंडारण, कर्मचारी प्रबंधन में सहायक होते हैं एवं उच्च गुणवत्ता के साथ-साथ कम समय में उत्पादकता में वृद्धि करते हैं। व्यवसाय, व्यापार और वाणिज्य में कंप्यूटर के विभिन्न फायदे नीचे दिए गए हैं-

 

1) सूची प्रबंधन (Inventory Management): 

• कंप्यूटर ने इन्वेंट्री प्रबंधन में सभी ने प्रकार के व्यवसाय, व्यापार और वाणिज्य के साथ विभिन्न कच्चे माल आपूर्तिकर्ताओं, निर्माताओं, थोक विक्रेताओं, खुदरा विक्रेताओं और बी 2 बी प्रदाताओं के रूप में क्रांति ला दी है जो इन्वेंट्री प्रबंधन प्रक्रियाओं पर निर्भर हैं। स्वचलित स्कैनर से लेकर रेडियो परीक्वेंसी आइडेंटिफिकेशन चिप तक की तकनीकें अब व्यवसायों को उस समय से अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक करने की अनुमति देती हैं, जब कोई कंपनी इसे थोक व्यापारी से खरीदती है और उत्पादों को ग्राहक के हाथों में छोड़ देती है। इन्वेंट्री स्टोरेज स्पेस में कंप्यूटर की जानकारी को मिलाना सहयोगियों को स्टॉक को जल्द से जल्द लाने में मदद करता है। कंप्यूटर की सहायता से कंपनियां इन्वेंट्री की तुलना जल्दी कर सकती हैं। संगठित, कुशल इन्वेंट्री नियंत्रण (Inventory Control) ग्राहक की मांग को पूरा करते हुए इन्वेंट्री लागत (Inventory Cost) को कम करने में मदद करता है।

 

(2) वित्तीय रिकॉर्ड रखना 

• कंप्यूटर द्वारा सक्षम प्रौद्योगिकियों की सहायता से पारंपरिक तरीकों की तुलना में वित्तीय रिकॉर्ड रखना आसान और सुविधाजनक हो गया है। अपने लेखांकन और वित्त कार्यों का प्रबंधन करने के लिए अब कंपनियां उपलब्ध विभिन्न उन्नत सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों का उपयोग कर सकती हैं जो एक तरह से मैन्युअल प्रक्रियाओं को कम करने, लागत को कम करने तथा मानवीय त्रुटि के से सुरक्षा सुनिश्चित करने में उनकी मदद करते हैं। वास्तव में, कंपनियां अक्सर ऐसे कार्यक्रमों का उपयोग करती हैं, जो पॉइंट-ऑफ- सेल टर्मिनलों और बहीखाता कार्यक्रमों के साथ लेखांकन को समकालीन बनाती हैं, जैसे कि प्रत्येक खरीद या बिक्री लेनदेन स्वचलित रूप से एक अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म पर आरक्षित कर लिया जाता है।

 

3) बजट और पूर्वानुमान 

• कंप्यूटर को व्यापक रूप से बाजार में उपलब्ध स्प्रेडशीट एक्सेल आदि जैसे विभिन्न सॉफ्टवेयर और कार्यक्रमों का उपयोग करके बजट व पूर्वानुमान एवं उद्देश्य के लिए उपयोग किया जा सकता है। यह सॉफ्टवेयर वित्तीय गणना करने में मदद कर सकता है, भविष्य की बिक्री और व्यापार के विस्तार का अनुमान लगा सकता है।

 

4) भंडारण: 

• कंप्यूटर का उपयोग इंटरनेट के जरिए व्यापार के लिए विशाल वित्तीय डेटा को संग्रहीत करने में भी किया जा सकता है, जिसे पहले विशाल अलमारियाँ में संग्रहीत करने की आवश्यकता थी। कम्प्यूटरीकृत संग्रहण स्थान बचाता है और अधिक डेटा सुरक्षा प्रदान करता है। डेटा को कई कंप्यूटरों से आसान पहुंच के लिए केन्द्रित किया जा सकता है या व्यक्तिगत उपयोग के लिए स्थानीय रूप से संग्रहीत किया जा सकता है। 

 

5) संचालन की दक्षताः 

• कंप्यूटर लागत, समय और धन की बचत करके और इसकी नकदी प्रवाह की जरूरतों को समझने और कीमती संसाधनों को संरक्षित करके अपनी क्षमता को बढ़ा कर व्यापार में काफी मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, गोदाम सूची (Warehouse Inventory) प्रौद्योगिकियां यह समझने में सहायता कर सकती हैं कि उत्पादों को रखने की भंडारण लागतों को कैसे कम किया जाए। कार्यकारी कॉर्पोरेट मुख्यालय में इसके स्काइप, वीडियो या टेलीफोन सम्मेलनों, के बजाय गूगल मीट, जूम, माइक्रोसॉफ्ट टीम आदि के माध्यम से इंटरनेट पर बैठकें आयोजित करके समय और पैसा बचा सकते हैं।

 

6) व्यावसायिक संचार को सुव्यवस्थित करना: 

• व्यवसाय में कंप्यूटर के कई लाभों में से एक यह है कि यह कर्मचारियों को एक दूसरे के साथ और बाहरी लाभार्थी जैसे कि ग्राहकों, भागीदारों, निवेशकों और संभावनाओं के साथ अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करने में मदद करता है। जानकारी को हाथ से लिखने के बजाय, व्यवसाय प्रशासन पेशेवर संचार की सुविधा के लिए अनुप्रयोगों और कार्यक्रमों का उपयोग कर सकते हैं। कई संचार उपकरण हैं जो व्यवसायों को प्रभावी रूप से संवाद करने में मदद करते हैं ईमेल, स्काइप जैसे त्वरित संदेश कार्यक्रम, टीम सहयोग एप्लिकेशन वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण जैसे जूम, प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यक्रम जैसे टीमवर्क । संचार प्रौद्योगिकी का उपयोग करके व्यवसाय उस गति को बढ़ा सकते हैं जो संचार पर निर्भर हैं और संचार भौतिक बाधाओं को दूर करता हैं।

 

7 ) ग्राहक और साझेदार संबंधों का प्रबंधन करना: 

• कंप्यूटर ने विभिन्न भौगोलिक स्थानों में तकनीक की मदद से व्यवसायों के लिए काम करना संभव बना दिया है। कई व्यवसायों में दुनिया के अन्य हिस्सों में भागीदार, आपूर्तिकर्ता और निर्माता हैं। यदि ग्राहकों या भागीदारों के पास व्यवसाय के लिए एक प्रश्न है, तो वे ईमेल या संदेश भेजकर आसानी से पहुंच सकते हैं और कुछ सेकंड के भीतर, वे उत्तर प्राप्त कर सकते हैं। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके उनके साथ संवाद और सहयोग करने में सक्षम होना संगठनों को उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करने, नए बाजारों में प्रवेश करने, ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार करने और उनके व्यवसाय को बढ़ाने में सक्षम बनाता है।